Tầm quan trọng của việc biết cách viết email gửi CV

Một cách dễ hiểu, thay cho việc mang hồ sơ ứng tuyển trực tiếp đến công ty, người tìm việc chỉ cần soạn email để gửi CV xin việc. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên. Trong email gửi CV, điểm quan trọng nhất là:

• Tự giới thiệu và nêu rõ mục đích gửi email.
• Trình bày ngắn gọn lý do mà bạn cho rằng mình phù hợp với vị trí đang tuyển.
• Đính kèm các tài liệu cần thiết (CV, thư xin việc, danh mục công trình,..).

Đây cũng là hướng dẫn cho câu hỏi “viết gì trong email xin việc” mà nhiều người thường thắc mắc. Trong những năm gần đây, phần lớn các doanh nghiệp và công ty đã áp dụng việc gửi email xin việc như bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng. Cách làm này không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên, mà còn giúp đánh giá được sự chuyên nghiệp và cẩn thận của ứng viên.

Do đó, việc nắm rõ cách viết email gửi CV là điều cần thiết để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và đảm bảo hồ sơ của bạn không bị bỏ qua một cách đáng tiếc.

Cách gửi CV qua email chuyên nghiệp nhất

Tên email nghiêm túc

Tên email là chi tiết vô cùng quan trọng nhưng vẫn hay bị nhiều người xem nhẹ và bỏ qua. Đặc biệt trong việc gửi email ứng tuyển thì bạn phải dành riêng một email chỉ để dành cho công việc mà thôi. Bạn nên sử dụng tên thật của mình thay vì đặt bằng biệt danh hay một chuỗi số. Khi sử dụng địa chỉ email không phù hợp, bạn có thể bị mất điểm thiện cảm ngay từ lần đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, dẫn đến việc bị loại ngay từ vòng sơ tuyển.

Bạn không nên sử dụng các dạng mail như:

[email protected]

[email protected] 

Một vài ví dụ về tên email chuyên nghiệp

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Tên hiển thị email dùng tên thật

Dù tên hiển thị email là yếu tố mà nhà tuyển dụng chú ý, thế nhưng trong quá trình viết email gửi CV, ứng viên thường mắc phải những sai sót như: sử dụng tên không chính xác hoặc không viết hoa tên. Mặc dù đây không phải là lỗi nghiêm trọng, nhưng nó vẫn có thể làm giảm thiện cảm của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.

Nếu bạn đang gặp vấn đề này, hãy thực hiện các bước dưới đây để chỉnh sửa tên hiển thị email cho phù hợp:

Bước 1: Chọn Settings (Cài đặt) → Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt

Bước 2: Chọn Tài khoản và chỉnh sửa thông tin

Bước 3: Thay đổi tên hiển thị và sau đó chọn Save (Lưu thay đổi)

Tiêu đề email trực quan, rõ ràng

Nhà tuyển dụng chỉ có vài giây để lướt qua email của bạn, bởi họ còn có rất nhiều CV khác đang chờ họ kiểm duyệt. Vậy nên, một tiêu đề email rõ ràng, đúng nội dung trọng tâm sẽ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian và hồ sơ CV của bạn cũng sẽ nhanh chóng được xét duyệt hơn. Đồng thời, tiêu đề email đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp gây ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng, thể hiện bạn là một ứng viên chuyên nghiệp và cẩn thận.

Mẫu tiêu đề email:

[Họ và tên] - Vị trí ứng tuyển

[Nguyễn Văn A] - Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Kinh doanh

Đính kèm các tài liệu quan trọng

Khi gửi email ứng tuyển, ngoài CV thì nên đính kèm các tài liệu quan trọng khác như: 

• - Đơn xin việc (cover letter) 
• - Thư giới thiệu (letter of recommendation) 
• - Portfolio cá nhân
• - Bằng cấp và chứng chỉ liên quan. 

Đối với một số ngành nghề như Content Marketing, Designer, Video Editor,... việc chuẩn bị một Portfolio (tổng hợp các dự án mà ứng viên đã từng thực hiện) là cần thiết để chứng minh năng lực của bản thân. Đồng thời, để tránh trường hợp tài liệu bị lỗi font khi gửi qua máy tính khác, nên đính kèm cả file PDF của CV và Portfolio thay vì định dạng file Word.

Chữ ký

Chữ ký là phần rất quan trọng trong một email chuyên nghiệp, đặc biệt là khi gửi CV qua email. Chữ ký cần bao gồm các thông tin liên hệ cá nhân như họ tên, email, số điện thoại và tên trường nếu bạn đang theo học. Bạn cũng có thể thêm tài khoản mạng xã hội như LinkedIn nếu muốn. Để tạo chữ ký email, bạn có thể vào Cài đặt, chọn Xem tất cả chế độ cài đặt, ở phần Chung, bạn kéo xuống tìm Chữ ký và chọn Tạo chữ ký.

Hướng dẫn viết nội dung email thu hút nhà tuyển dụng

Lời chào phần mở đầu

Phần mở đầu email xin việc cần phải sử dụng lời chào trang trọng, lịch sự thay vì sử dụng những cụm từ suồng sã, thân mật trong giao tiếp hàng ngày. Tiếp theo, cần giới thiệu bản thân và mục đích của email (ví dụ: viết email ứng tuyển), cũng như nêu rõ nguồn tuyển dụng cho vị trí đó ở đâu.

Nên: Kính gửi anh/chị bộ phận Nhân sự Công ty…/Dear …

Không nên: Hi / Hey…

Thân bài ngắn gọn, đảm bảo các thông tin liên quan

Phần thân email gửi CV là phần quan trọng nhất, vì đây là nội dung mà nhà tuyển dụng sẽ xem xét để quyết định có nên đọc hồ sơ xin việc của bạn hay không. Để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, bạn cần trình bày ngắn gọn trong khoảng 3 câu về background của mình, bao gồm:

• - Số năm kinh nghiệm trong ngành nghề.
• - Chuyên môn chính của bạn
• - Kỹ năng và điểm mạnh của mình.
• - Thông tin khác như bằng cấp, chứng chỉ, dự án (nếu có).

Lưu ý: Khi viết nội dung email xin việc, bạn cần tránh sao chép đoạn văn trong cover letter (thư xin việc). Thay vào đó, hãy nêu ra những điểm nổi bật nhất của bản thân và đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng cụ thể.

Gửi lời cảm ơn kết thúc email

Phần kết thư cần đề cập đến các file đính kèm để đảm bảo nhà tuyển dụng không bỏ sót bất kỳ tài liệu quan trọng nào. Ngoài ra, đừng quên gửi lời cảm ơn đến Quý công ty khi đã dành thời gian đọc CV của mình các bạn nhé!

Mẫu viết email xin việc đầy đủ

Mẫu email bằng tiếng Việt

Tiêu đề email:  [Nguyễn Văn A] - Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing tại Công ty FJob

Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty FJob,

Tôi là Nguyễn Văn A, cử nhân tốt nghiệp trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội. Tôi xin gửi đến Anh/Chị hồ sơ ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Marketing theo thông tin đăng tuyển trên website tuyển dụng của Công ty FJob.

Tôi tin rằng mình có đủ năng lực để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu công việc cho vị trí này, cũng như đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên ưu tú mà FJob đang tìm kiếm. Trong hồ sơ ứng tuyển của tôi, bao gồm CV, bảng điểm và các bằng cấp theo yêu cầu của FJob.

Tôi rất mong nhận được sự quan tâm và xem xét của Anh/Chị. Xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc hồ sơ của tôi và hy vọng sớm nhận được phản hồi từ Công ty FJob.

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

Mẫu email bằng tiếng anh

Dear Hiring Manager,

I am … and I am writing to apply for the Marketing Executive position at Dutch Lady. I found the job posting on FJob and believe that my qualifications are a good match for the job requirements.

I have more than 5 years of experience in Digital Marketing at ... With exceptional problem-solving skills, I hope to be considered for an interview opportunity so I can discuss my qualifications for this position further with you.

I have attached my CV in English and my IELTS certificate for your reference. Please let me know if you need any further information. Thank you for reviewing my application and I look forward to hearing from you soon!

Best regards,

Name

Hy vọng các thông tin chia sẻ trên sẽ giúp ích được cho các bạn đọc có thể tăng cơ hội trúng tuyển việc làm. Đồng thời tạo thêm tính chuyên nghiệp cho mỗi cá nhân để phục vụ cho công việc về sau các bạn nhé!